特集/0004_Exchange サービスを活用しよう!/04_使える! Exchange サービスの便利な機能 - Windows Phone

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特集/0004_Exchange サービスを活用しよう!/04_使える! Exchange サービスの便利な機能

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スケジュールの管理や情報の共有、転送用メールアドレスなど、ビジネスのさまざまな局面で役だってくれる主立った機能の有用性についてこれまで紹介してきたが、Exchange サービスの機能はこれだけにとどまらない。今回は、GMO ホスティング & セキュリティがホスティングブランド“iSLE”で提供している Exchange サービス で、主要な機能以外にもさまざまなシーンで役だってくれる便利な機能を幾つか紹介しておこう。

http://home.isle.ne.jp/service/apps/exchange/?id=windows-keitai

Exchange サービスの便利な機能 その (1) 自動返信メール

まずはじめに紹介しておきたいのが、“自動返信メール”機能だ。この機能は、文字どおり「送られてきたメールに対して自動的に用意しておいた定型文が書かれたメールを返信する」というもの。

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取引先での打ち合わせ中や、会議で席を外している時など、長時間にわたって Windows ケータイからも返信できないようなシチュエーションでは、メールを送ってきてくれた相手も不安に思ってしまう。そんな時、この自動返信メール機能があれば、「○時~△時の間は打ち合わせのため返信ができません。お急ぎの場合はこちらの携帯番号までお願い致します」と書いておけば、メールを送った相手に「ああ、返信があるのは△時以降なのか」と安心してこちらからの返答を待ってもらえるし、「急ぎだから携帯の方に電話してみよう」と至急の際の対応もしてもらえるというわけだ。

Windows ケータイ以外でも、一般向けに問いあわせ窓口を公開しているような企業であれば、「お問いあわせを頂き有り難うございました。折り返しご連絡をさせて頂きます」といった内容の文章を、会社が休みの時でも問いあわせてきた相手に返信しておくといった使い方ができる。

Exchange サービスの便利な機能 その (2) 配布リスト

続いて紹介しておきたいのが“配布リスト”機能。この機能は同じ部署など、複数のメンバーに同内容のメールを一斉送信するというもので、いわゆる“メーリングリスト”の一種だと考えてもらえればよい。世間ではすでにさまざまな無料メーリングリストが提供されているので、単に「同じメールを複数の相手に一斉送信したい」というだけなら、これらのメーリングリストを使えばいいだろう。しかし、ビジネスで活用したいと考えた時には、これらの無料メーリングリストではやや使い勝手に問題がある。

というのも、こうした無料メーリングリストの場合、その多くは重複したメールアドレスを管理する機能を持ち合わせていない。例えば、宛先と CC の両方に同じメールアドレスがあった場合、通常のメーリングリストではこの両方にメールを送ってしまうわけである。友人だけのメーリングリストなら笑って済ませる問題だが、取引先などの場合はあまり印象もよくないことだろう。こうしたケースでも、Exchange サービスの配布リストなら、重複をチェックしてくれる。

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また、さらに重要な機能が「配布リストの宛先の下に、さらに下位の配布リストを設定できる」というものだ。この機能を使えば、取引先 A 社向けの配布リストの下位に「A 社第一営業部あて」「A 社第二営業部あて」などの配布リストを作っておく事で、A 社の関係者全員に送りたい一斉送信メールと、特定の部署だけに送りたい一斉送信メールを簡単に使い分けることが可能になる。仕事の効率をアップするのに実に有効な機能と言えるだろう。

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配布リストは管理ページから設定可能

Exchange サービスの便利な機能 その (3) Outlook Mobile Access

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最後に紹介しておきたいのが、「Outlook Mobile Access」だ。以前、「話題のExchangeサービスを使ってみた!」という記事の中で、社外から Exchange サーバ上のデータにアクセスできる「Outlook Web Access」という機能を紹介させて頂いたが、Outlook Mobile Access では、同様の機能が一般的な携帯電話や、Windows ケータイ以前の古い PocketPC、Windows Mobile 端末、その他 SL ザウルスやCLIE (Palm OS 搭載のソニー製端末) などの PDA でも可能になる。

簡易的なものなので、使用タグの制限があったり、サーバー側に端末がサポートしている認証機関と証明書が設定されている必要があったりと、Outlook Web Access と同等とまではいかないが、もし Windows ケータイを自宅や会社に置き忘れて外出してしまうといったケースでも、携帯電話や代わりの端末で社外からデータをチェックすることが可能になる。サポートされている端末、動作の確認が行われている端末もウィルコムの PHS 端末から、NTT ドコモの PDC 端末 、旧ボーダフォンの V シリーズまでと非常に幅広いので、大抵の端末で同サービスが利用できるはずだ。


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Last-modified: Wed, 19 Mar 2008 22:02:02 JST (3505d)