特集/0004_Exchange サービスを活用しよう!/02_転送型 Exchange で“本気のビジネスツール”に - Windows Phone

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特集/0004_Exchange サービスを活用しよう!/02_転送型 Exchange で“本気のビジネスツール”に

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こちらの記事でお伝えしたとおり、Windows ケータイ標準ではやや物足りないビジネス面での使い勝手を大幅にパワーアップしてくれる“Exchange サービス”。国内ではすでに幾つかの Exchange ホスティング サービスが提供されているが、中小企業や個人のユーザーにお薦めしたいのは、GMO ホスティング & セキュリティのホスティングブランド“iSLE”で提供している Exchange サービスだ。今回は iSLE のExchange サービスの特徴である“転送型 Exchange”についてお伝えしたい。

ドメイン不要! 手軽に導入できる転送型の Exchange

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 “転送型 Exchange”と言ってもすぐにはどんなものかイメージできない方もいるだろう。これは、今までExchangeサービスを導入する際にネックとなっていたドメイン移転を必要とせずに、普段使っている POP メールを Exchange サービスに自動転送することによって、簡単に Exhcnage の機能を活用するというものだ。また、Exchangeサービスには、独自機能である“Fromアドレスの自動変換機能”が用意されている。例えば、普段使っている「○○.jp」というアドレスで Exchange を利用する場合、普段使っている POP メールを Exchange サービスで利用するため、仮のメールアドレスに自動転送設定する。これによって、Exchangeサービスで普段使っている「○○.jp」というアドレスのメールを受信できることになる。また、メールを送信する際には、自動的に「○○.jp」に戻した状態で送ることができるため、ビジネスシーンでの利用も可能というわけだ。

 通常、ドメインの移転をしないで Exchange サービスを利用する場合には、Exchange サーバ用のアドレスを取得し、そのアドレスを使用することになるが、これでは今まで使ってきたメールアドレスとの使い分けが難しくなってしまう。しかし、転送型 Exchange であれば、従来のメールを自動転送する方式のため、これまでどおりのアドレスで Exchange サービスの便利な機能を利用可能で、ドメインの取得や DNS の変更といった面倒な設定をする必要もない。

 IT 管理者がいない企業や、ネットワーク設定のことがよく分からないという個人ユーザーでも、非常に手軽にサービスを利用できる――それが、転送型 Exchange なのである。

転送型Exchangeを使ってみよう!

(1) Exchange サービスで利用する From アドレスの登録

 はじめに行うのは、Exchange サービスを使って送信したいメールの From アドレスを、Exchange 側に登録しておくことだ (すでに Exchange サービスでメールアドレスを作っていることを前提とする) 。それでは順を追って設定の仕方を説明していこう。

 まずはじめに、Exchange サービスを管理するためのコントロールパネル (=PEM) にアクセスし、“メールボックス”内で実際に使用するメールボックスの情報を見てもらいたい。

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 この画像を見てもらうと分かるように、Exchange サービスのメールアドレスには、通常 Exchange サービス専用のドメイン(画像ではトライアル用のメールアドレス「w-keitaifan@○○.wintrial.com」の“○○.wintrial.com”がこれにあたる)があてられる。このままでは、Exchange サーバを介して送られたメールは、受け取った側に 受け取った側に「w-keitaifan@○○.wintrial.com」から送られて来たメールとして認識される。

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 では実際に From アドレス (ここでは筆者が日常利用している Gmail の POP 設定を参考として使用) の登録を行ってみたい。まずメールボックス内の“eメールアドレス”を選択すると、上の画像のように“プライマリeメールアドレス”という項目があるが、当初はここが Exchange 用のメールアドレス「w-keitaifan@○○.wintrial.com」になっている。これを変更するために、“変更”ボタンをクリックしよう。

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 “変更”ボタンをクリックすると画面が切り替わるので、“カスタムeメールアドレス”のチェックボックスにチェックを入れて“次へ”をクリックする。

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 次の画面(左の画像)では“カスタムeメールアドレス”という項目の横に空欄が設けられているので、この空欄に登録したい POP メールのメールアドレスを入力し、“完了”ボタンをクリックしよう。これで Exchange 側でのアドレス登録は終了する。完了ボタンを押した後に表示される画面(右の画像)を見ると分かるように。プライマリメールアドレスが Gmail のものに変更されている。この設定をしておけば、Exchange サーバを介して送信したメールは、From の欄が自動的に POP メールのアドレスに変更され、相手に届いた際に POP メールから送られたメールとして認識されるようになる。

(2) POP メール側での自動転送設定

 Exchange 側でのメールアドレスの登録が完了したら、最後に従来利用している POP メール側で届いたメールを、Exchange 側に転送するように設定しておこう。この転送設定は使っている POP メールのメールサーバによって異なるので、会社のメールアドレスを利用する場合は、会社のメールサーバで転送の設定をしておこう。

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 上の画像は参考として使っている Gmail の“設定”→“ メール転送とPOP 設定”を開いた画面だが、ここで、“転送:”のチェックボックスを標準の“転送を無効にする”から“受信メールを次のアドレスに~”に変更し、メールアドレス記入欄に 転送に使いたいExchange で作成したメールボックスのメールアドレス (ここでは「w-keitaifan@○○.wintrial.com」)を記入しておこう。後は“変更を保存”を押して POP メール側での設定はすべて完了となる。

さあ今すぐビジネスをスピードアップしよう!

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 さて、これですべての設定が終了したわけだが、実際にはこの転送型 Exchange がどう役に立つのだろうか? 分かりやすくお伝えするために、これまでの設定によって、実際にどんなことができるようになったのかを紹介しておこう。

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 上の画像は、goo メールから先に設定した POP メールアドレス――つまり Gmail にメールを送ろうとしているところだ。ここでは、“goo メール=仕事で取引のある企業の人間のメール”“Gmail=自分が仕事で使っているメール”と考えてほしい。ここで、goo メールから Gmail あてにメールを送ってみよう。

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 上の画像は、Exchange サービスと連携しているAdvanced / W-ZERO3[es] の Outlookメールの画面だ。Exchange サービスの特徴である無線通信での ActiveSync によって、goo メールから Gmail に送信され、さらに Gmail から自動転送で Exchange サーバに送られたメールが、Advanced / W-ZERO3[es] にも届いている。

 ちなみに、Advanced / W-ZERO3[es] は、Exchange サーバとの連携している以外、何の設定変更も行っていない。しかし実際には、外出先で無線による ActiveSync を行うだけで、仕事で使っているメールアドレスあてに送られたメールが Advanced / W-ZERO3[es] にも届くのだ。つまり、仕事で外回りをしている時にも、会社の PC あてに届いたメールがリアルタイムにチェックできるのである。

 届いたメールが急を要するものであれば、当然その場から返信をしなければいけない。それでは、届いたAdvanced / W-ZERO3[es] から、メールを返信してみよう。

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 上の画像は、Advanced / W-ZERO3[es] から Outlook メールで返信をする際の物だ。当然ながら、ActiveSync によって Exchange サーバを介して送ることになるので、本来なら相手のメーラーでは、 Exchange サーバのメールアドレス「w-keitaifan@○○.wintrial.com」から送られたものとして認識するはず。

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 しかし、実際には上の画像のように会社のメールアドレスである (と当記事で仮定している) Gmail のアドレスから送られたものとして認識されている。これによって、外にいながらにして、まるで会社の PC が目の前にあるかのような情報のやり取りが可能になるのである。いちいち会社に戻って PC のメーラーを立ち上げることなく、瞬時に最新の情報をチェックできる転送型 Exchange を活用すれば、あなたのビジネスが大幅にスピードアップするのは間違いないだろう。


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Last-modified: Tue, 18 Mar 2008 19:46:24 JST (3324d)